تعليمات تخطيط الفعالية
Enlarge Font | Minimize Font | Bookmark and Share
أخر تحديث: ٢٥ فبراير ٢٠١٣, ١٠:٠٧:٢٠.

تعتبر الفعاليات طريقة ممتازة لعرض أولويات الأقسام وإنجازاتها ومشاريعها الحالية بشكل مباشر. لذلك، يحتل تخطيط الفعالية جانبا هاماً من جوانب الفعالية وذلك لضمان عرضها للأفكار الرئيسية وتجري بطريقة فعالة مع التميز بقلة التكاليف واختصار الوقت. ومن أهم النقاط التي يجب أن تؤخذ بعين الاعتبار عند بدء التخطيط للفعالية هي حجم الفعالية من حيث عدد الحضور. فالفعالية التي يبلغ جمهورها حوالي 60 شخصا هي فعالية صغيرة، والتي يبلغ عدد الحضور فيها 60- 120 شخصاً متوسطة الحجم أما إذا زاد جمهور الحاضرين عن 120 فما فوق تكون الفعالية كبيرة. فمعرفة حجم الفعالية سيساعد كثيراً في عملية اتخاذ القرار في مرحلة الإعداد والتحضير لها.

يفضل البدء بالتحضير للفعالية قبل شهرين إن كانت صغيرة أو متوسطة الحجم، أو قبل 3-4 أشهر إن كانت كبيرة الحجم وذلك تجنباً لتحمل تكاليف غير ضرورية وضمان جودة الفعالية.

عند التحضير للفعالية يجب عمل ما يلي:

 

  1. معلومات عامة ( 10 دقائق): ينبغي على كافة منظمي الفعاليات تقديم المعلومات التالية والتي تحتوي على اسم أو عنوان الفعالية ومكانها وزمانها والمتحدث الرئيسي ووصف مختصر لمجمل الفعالية ومعلومات الاتصال التي تهم جمهور الفعالية والجهة المنظمة لها (باللغتين العربية والإنجليزية).
  2. إذا كانت الفعالية بحاجة لتخطيط مفصل، يفضل تعبئة نموذج تخطيط الفعالية والذي يستغرق ملء بياناته حوالي 45 دقيقة على الأكثر على أن يتم إحضار النموذج عند حضورك لمقابلة أي من منسقي إدارة العلاقات الخارجية. اذا لم يكن لديك موعد مسبق الرجاء التواصل مع قسم الفعاليات على العنوان التالي: Events@qu.edu.qa.

يحتوي نموذج تخطيط الفعالية الكامل على الأقسام التالية:

ملاحظة: يجب الحصول على موافقة القسم أو الدائرة التي تتبع لها إن كنت تحتاج لخدمات التصميم والترجمة الفورية والطعام والشراب.

كذلك، يرجى الرجوع لسياسة إقامة الفعاليات في كتيب إدارة العلاقات العامة الذي يقدم شرحا مفصلاً عن المسؤولية بين العلاقات الخارجية ومنظم الفعالية